1. Vispārīgie noteikumi

1.1. Noteikumu ievērošana vērsta uz nekustamā īpašuma (turpmāk – NĪ) saglabāšanu, sabiedriskās kārtības un publiskās uzvedības normu nodrošināšanu NĪ, resursu efektīvu izmantošanu un negatīvās ietekmes uz vidi samazināšanu NĪ;

1.2. Noteikumi ir vienlīdz saistoši visiem kopstrādes biroja (turpmāk – birojs) lietotājiem (turpmāk – Lietotājs) un apmeklētājiem, kuri īslaicīgi vai ilgstoši atrodas birojā un NĪ;

1.3. Lietotājam un tā apmeklētājiem ir pienākums ievērot Latvijas Republikas normatīvajos aktos un vietējās pašvaldības saistošajos noteikumos paredzētās vispārējās darba aizsardzības, ugunsdrošības un civilās aizsardzības normas, vispārējās morāles, ētikas un sabiedriskās kārtības normas, kā arī izturēties ar cieņu pret apkārtējiem un rūpēties par objektā patērēto resursu efektīvu izmantošanu un negatīvās ietekmes uz vidi mazināšanu;

1.4. Lai nodrošinātu NĪ aizsardzību un prettiesisku nodarījumu novēršanu, NĪ teritorijā un koplietošanas telpās var tikt veikta video novērošana un personas datu apstrāde. Fizisko personu datu apstrādes tiesiskais pamats ir “EIROPAS PARLAMENTA UN PADOMES REGULAS (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis), kas spēkā stājās 2018. gada 25. maijā, 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts (apstrāde ir vajadzīga pārziņa vai trešās personas leģitīmo interešu ievērošanai). Pārzinis: VNĪ. Ar papildu informāciju par pārziņa veikto personas datu apstrādi var iepazīties pārziņa mājaslapā www.vni.lv publicētajā Personas datu aizsardzības politikā.

2. Darba vietu rezervācija/atcelšana

2.1. Lai regulētu Lietotāju plūsmu, pirms katra biroja apmeklējuma Lietotājs rezervē darba vietu kopstrade.vni.lv, izmantojot savu darba e-pastu. Darba vietas rezervāciju ir iespējams atcelt kopstrade.vni.lv.

2.2. Lietotājs reģistrējoties saņem unikālu PIN kodu.

2.3. Lietotāja pienākumi:

2.3.1. neizpaust un/vai nenodot citām personām sev piešķirtos piekļuves rekvizītus;

2.3.2. nekavējoties informēt VNĪ gadījumos, kad piešķirtie piekļuves rekvizīti ir kļuvuši zināmi citai personai, par to ziņojot VNĪ e-pasta veidā uz adresi: vni@vni.lv;

2.3.3. uzņemties pilnu atbildību par visām darbībām, kas Interneta vietnē ir veiktas ar tam piešķirtajiem piekļuves rekvizītiem.

2.4. Lai iekļūtu kopstrādes birojā, Lietotājs ievada PIN kodu iekārtā pie ēkas ārdurvīm un atkārtoti PIN kodu ievada iekārtā pie kopstrādes biroja ieejas ēkas 1. stāvā.

2.5. Biroja darba laiks: darba dienās no plkst.8.30 līdz 17.00.

3. Biroja administrators

3.1. Jautājumu un problēmu gadījumā (ieskaitot par birojā esošām iekārtām un IT tehniku) Lietotājs vēršas pie Administratora klātienē, e-pastā: cesis@kopstrade.lv vai pa tālruni: 80002000.

4. Konfidencialitāte un koncentrēšanās

4.1. Jebkuru konfidenciālu un sensitīvu sarunu risināšanai izmanto jebkuru brīvi pieejamo sarunu telpu/kabīnes, ja tajās neviens neatrodas un tās nav rezervētas.

4.2. Ja birojā plānota saruna, kas var traucēt citiem biroja lietotājiem, Lietotājs sarunas turpināšanai izmanto jebkuru brīvi pieejamo sarunu telpu. Darba vietā ir pieļaujama īsa saruna līdz 5 minūtēm pieklusinātā tonī.

4.3. Privātas telefonsarunas darba vietā nerisina. Šim mērķim izmanto sarunu kabīnes vai brīvās sanāksmju telpas.

4.4. Lietotājs neapvainojas, ja citi biroja lietotāji aizrāda situācijā, kad saruna daba vietā ir ieilgusi un tā traucē citiem strādāt.

4.5. Lietotājs neapvainojas, ja citi biroja lietotāji aizrāda par intensīvām smaržām vai aromātiem. Citi lietotāji var lūgt Administratoru uzrunāt Lietotāju diskrēti un anonīmi.

5. Apmeklētāju pieņemšana

5.1. Lietotājs vienojas par tikšanos ar apmeklētāju, iepriekš rezervējot kādu no sarunu telpām. Lietotājam ir pienākums sagaidīt apmeklētāju un pavadīt līdz/no rezervētajai sarunu telpai. Apmeklētāju pārvietošanās pa biroju notiek tikai atbildīgā Lietotāja pavadībā.

6. Skaļums, telefonsarunas un traucējoša uzvedība

6.1. Birojā izmanto vibrozvana iespēju. Lietotājs izslēdz mobilā telefona skaņu tā, lai zvanīšanas troksnis netraucē citus biroja lietotājus, ja telefons tiek atstāts uz darba galda, Lietotājam dodoties prom no savas darba vietas.

6.2. Datoram skaņa vienmēr ir izslēgta. Ja ir nepieciešams, izmanto austiņas.

6.3. Dzimšanas dienas (vārda dienas, komandu svētki) svin virtuves zonā. Lietotāju sveic virtuves zonā nevis darba vietā.

7. Tīro galdu politika un darba vietu rotācija

7.1. Dodoties prom no darba vietas un esot prombūtnē ilgāk kā 1,5 stundu, kā arī beidzot darbu birojā, Lietotājs sakārto darba vietu, atbrīvojot darba galdu no savām personīgajām mantām.

7.2. Lietotājs var strādāt tur, kur ir brīva darba vieta. Nav ierobežojumu strādāt vienā un tajā pašā darba vietā vairākas dienas pēc kārtas, ja tā ir brīva.

7.3. Pēc rezervācijas perioda beigām Lietotājs pārliecinās, ka mantu skapīši, virsdrēbju skapis, ledusskapis u. c. ir atbrīvoti no Lietotāja personīgajām mantām.

8. Ēdiens un ēšana, trauki

8.1. Kafiju, tēju un ūdeni var dzert darba vietā. Traukus nedrīkst atstāt uz darba galda. Lietotājs rūpējas, lai darba galds ir tīrs un noslaucīts, ja kaut kas izlīst.

8.2. Našķus, kā ābolus, riekstus, cepumus, u. c. ēdienus, kam nav spēcīgs aromāts, var ēst virtuvē.

8.3. Ēdiena uzsildīšanai var izmantot mikroviļņu krāsni.

8.4. Lietotājs izmanto Birojā tikai tos traukus, kas atrodas virtuvē.

8.5. Virtuvē ir pieejami galda piederumi un trauki. Lietotājs atbild par savu netīro trauku un galda piederumu novākšanu un to ievietošanu trauku mazgājamajā mašīnā.

8.6. Ledusskapī var turēt produktus tikai ar uzlīmi /marķiera uzrakstu ar Lietotāja vārdu. Ja vārds nav norādīts, darba dienas beigās biroja uzkopējs konkrēto trauku/ēdienu izmet.

9. Kārtība birojā

9.1. Lietotājs atbild par mēbeļu un birojā esošo iekārtu saudzīgu lietošanu.

9.2. Lietotājs neveic birojā esošo mēbeļu pārvietošanu un izkārtojuma maiņu.

9.3. Lietotājs neveic birojā esošo iekārtu, izņemot monitoru, iestatījumu maiņu.

9.4. Lietotājam ir iespēja izmantot aizslēdzamu mantu skapīti. Administrators pēc Lietotāja pieprasījuma izsniedz mantu skapīša čipu. Lietotājam nav atļauts izgatavot mantu skapīša čipa kopiju un nodot to trešo personu rīcībā. Lietotājam pēc darba vietas rezervācijas termiņa beigām ir jāatbrīvo skapītis no personīgajām mantām un Administratoram jānodod čips. Ja Lietotājs pēc rezervācijas termiņa beigām nenodod čipu, Administrators sazinās ar Lietotāju un vienojās par čipa nodošanu. Ja Lietotājs 30 dienu laikā neatbild uz Administratora aicinājumu, VNĪ ir tiesīgs atvērt Lietotāja piešķirto skapīti un tajā esošās personīgās mantas nodot Lietotāja pārstāvētajai iestādei. Ja čips tiek nozaudēts vai netiek nodots, Lietotāja pārstāvētajai iestādei ir jāsedz jauna čipa izgatavošanas izdevumi. Čipa nozaudēšanas gadījumā, Lietotājs nekavējoties ziņo Administratoram.

9.5. Lietotājs var izmantot koplietošanas printeri. Lietotājs veic pirmreizēju pieslēgšanos printerim saskaņā ar instrukciju, ko izsniedz Administrators. Ieteicams izmantot melnbalto drukas režīmu.

9.6. Ziemā un rudenī, ienākot birojā, Lietotājs pārvelk maiņas apavus. Maiņas apavus novieto tam paredzētā vietā.

9.7. Lietotājs ievēro ģērbšanās kultūru, kas ir atbilstoša lietišķajam stilam un etiķetei.

9.8. Vāzes ar dāvātajiem ziediem novieto virtuves zonā vai atpūtas zonā. Darba dienas beigās ziedus birojā neatstāj.

9.9. Atstājot sapulču telpu, Lietotājs pārliecinās, ka logi ir aizvērti, žalūzijas ir atvērtas un gaisma ir izslēgta.

10. Sabiedriskā drošība

10.1. Pārvaldnieks ir tiesīgs nekavējoties slēgt NĪ vai tā daļu, ja rodas apstākļi, kas var apdraudēt Lietotāju un citu personu drošību, atrodoties NĪ;

10.2. Atrodoties NĪ teritorijā un iekštelpās aizliegts:

10.3. ienest ieročus, kam nepieciešama nēsāšanas atļauja;

10.4. ienest sprādzienbīstamas, uzliesmojošas vielas;

10.5. izvietot plakātus vai citus paziņojumus;

10.6. izmest atkritumus tam neparedzētās vietās vai atkritumu veidam neatbilstošās tvertnēs;

10.7. atrasties alkoholisko, psihotropo, toksisko vai citu apreibinošu vielu iespaidā, kā arī lietot alkoholu, narkotiskās, psihotropās, toksiskās vai citas apreibinošas vielas;

10.8. smēķēt, izņemot tam paredzētās vietās.

11. Atbildība par noteikumu prasību neievērošanu:

11.1. Lietotājs ir atbildīgs, ka apmeklētāji, atrodoties NĪ, ievēro noteikumus;

11.2. Lietotājs, apmeklētāji, kuri atrodas NĪ, apzinās, ka noteikumu neievērošanas gadījumā var tikt izraidīti no NĪ, un atkarībā no pārkāpuma smaguma pakāpes un sekām, var tikt saukti pie atbildības saskaņā ar Latvijas Republikas normatīvajiem aktiem;

11.3. VNĪ neuzņemas atbildību par zaudējumiem vai kaitējumu, kas jebkādu iemeslu dēļ nodarīts NĪ bez uzraudzības atstātām Lietotāja personīgajām mantām;

11.4. VNĪ neatbild par personu drošību gadījumos, ja persona neievēro un pārkāpj noteikumus;

11.5. Lietotājs apņemas segt VNĪ visus zaudējumus, kuri radušies Lietotāja vai tā apmeklētāju vainas, nolaidības vai rupjas neuzmanības dēļ;

11.6. Sūdzības un ierosinājumus, kas attiecas uz NĪ/biroja apsaimniekošanu, iespējams iesniegt VNĪ Rīgas reģiona klientu apkalpošanas centrā Talejas ielā 1, Rīgā, LV-1026, vai sūtot elektroniski uz e-pastu vni@vni.lv.